Despre noiÜber unsAbout usIT SoluţiiIT SoluţiiIT SoluţiiIT ServiciiIT ServiciiIT ServiciiIT HardwareIT HardwareIT HardwareComplex AlbotaFerienparadis AlbotaHoliday resort AlbotaSobis TurismSobis TurismSobis TurismHermaniaHermaniaHermaniaPens. Albota-Rau SaduluiPens. Albota-Rau SaduluiPens. Albota-Rau Sadului   

Modulele componente

Sistemul pentru managementul  documentelor este conceput ca o structura flexibilă adaptabilă la nevoile continue de organizare şi reorganizare ale instituţiilor. Organizarea pe pachete şi module este benefică atât pentru uşurinţa în utilizare (reducând numărul de opţiuni disponibile simultan la cele strict necesare), cât şi în organizarea, administrarea şi extinderea sistemului existent şi integrarea lui cu alte aplicaţii.

Sistemul oferă module şi funcţionaliţăţi care pot fi implementate separat şi care extind funcţionalităţile modulului de bază, fără a-i influenţa performanţele (viteză mare de acces, transfer rapid de informaţii între utilizatori, securitate a datelor prin acces controlat).

 A)    Modulul Documente face parte din pachetul de bază al aplicaţiei – InfoDoc, care reali­zea­ză (îm­­preună cu pachetul Administrare) funcţiunile specifice pentru managementul docu­men­telor:

   Figura 1. Modulul Documente

B) Modulul Audienţe este un modul suplimentar special dezvoltat pentru Administraţia Locală (pachetul AdminLoc), care gestionează înregistrarea şi procesarea de Audienţe, Petiţii şi Cereri de informaţii publice din cadrul primăriei.

- înregistrarea şi gestionarea documentelor conform ISO 9001:2001;
- istoricul marchează toate acţiunile: înregistrare, prelucrare, distribuire şi avizare de informaţii;
- fluxuri de workflow predefinite şi liste dinamice de distribuţie;
- mecanism de monitorizare a termenelor de scadenţă şi anunţarea locţiitorilor;
- transmiterea de avertizări şi mesaje de atenţionare;
- urmărirea circulaţiei documentelor pe întregul ciclu de viaţă (date, responsabili, modificări, adnotări, rezoluţii);
- securitatea pe mai multe nivele a datelor;
- accesul controlat la informaţii: acces de scriere/acces de citire/nici un acces;
- informaţii despre starea curentă a documentelor;
- gestionarea de informaţii de orice tip (text, imagini scanate, audio-video, etc.);
- eficientizare prin utilizarea de şabloane tipizate, liste de selecţie, fluxuri predefinite de workflow;
- localizare şi căutare rapidă după diverse criterii, full text search;
- vizualizări şi raportări după diverse criterii;
- profil pentru arhivare.

   Figura 2. Modulul Audienţe

- Înregistrează documentele în sistem si le alocă număr separat in registrul corespunzător (Registrul de Audienţe, Registrul de Petiţii, Registrul de Cereri de informaţii de interes public);
- Gestiunea Audienţelor cuprinde: înscrierea audienţei, programarea audienţei cu generarea fişei persoanei (istoricul audienţelor si rezoluţiilor primite), generarea fişei de audienţă, căutări, vizualizări şi listări după diverse criterii;
- Info Publice cuprinde: gestionarea cererilor înscrise, simultan cu înregistrarea în registrul separat de Info Publice, căutări, vizualizări şi listări după diverse criterii;
- Petiţii cuprinde: gestionarea cererilor înscrise, simultan cu înregistrarea în registrul separat de Petiţii, căutări, vizualizări şi listări după diverse criterii;

C) Modulul Urbanism este un modul suplimentar special dezvoltat pentru Administraţia Locală (pachetul AdminLoc) care gestionează acte specifice serviciului Urbanism din cadrul primăriei (înregistrare, administrare, listare, căutare, rapoarte, şi corelaţiile dintre ele – de ex. Autorizaţia de Construire în legătură cu Acordul Unic):
- Certificate de urbanism;
- Certificate energetice pt. clădiri comerciale sau de locuit;
- Acord Unic;
- Autorizaţii de construire/desfiinţare, Somaţii;
- Formulare pentru Statistică;
- Certificat de notare / radiere;
- Cereri de avize, Avize, Aviz extravilan;
- Certificate de Nomenclatură Stradală;

     Figura 3. Modulul Urbanism

D) Modulul Arhivă este un modul suplimentar dezvoltat pentru Administraţia Locală (pachetul AdminLoc), care gestionează documentele al căror parcurs de work¬flow a fost în¬che¬iat (documente de arhivat), sau documentele nou introduse în sistem prin scanare de pe suport hârtie. Pentru toate loturile de documente arhivate se generează Procesele Verbale de Arhivare care se înregistrează în registrul arhivei. Pentru fiecare document arhivat sunt marcate perioada de păstrare şi localizarea lui în arhiva fizică (raft, poliţă, biblioraft). Sunt disponibile funcţiuni de adăugare, vizualizare şi căutare în arhivă.

  Figura 4. Modulul Arhivă

E) Modulul Hotărâri este un modul suplimentar special dezvoltat pentru Administraţia Locală (pachetul AdminLoc), care gestionează acte specifice – Hotărâri şi Dispoziţii – emise de Primar sau Consiliul Local. Acest modul se utilizează ca o baza de informaţii de interes general, accesibile (unui grup sau tuturor) angajaţilor primăriei.

  Figura 5. Modulul Hotărâri

F) Modulul Cauze este un modul suplimentar special dezvoltat pentru Administraţia Locală (pachetul AdminLoc), care gestionează acte specifice Serviciului Juridic. Se înregistrează  toate cauzele în care Primăria este parte ca intervenient, pârât sau reclamant şi se urmăresc de la primirea citaţiei pâna la pronunţarea sentinţei.

  Figura 6. Modulul Cauze

G) Modulul Statistici este un modul suplimentar din pachetul InfoDoc, foarte util în luarea deciziilor fiindcă urmăreşte din punct de vedere statistic încărcarea personalului din departamente şi activităţile desfăşurate în primărie. Modulul oferă informaţii despre: numărul de documente expirate, numărul de documente procesate pe lună, pe departament sau după persoane.

  Figura 7. Modulul Statistici

H) Modulul Activităţi este un modul suplimentar din pachetul AdminLoc, în care sunt înregistrate zilnic activităţile desfăşurate de toţi funcţionari din instituţie constituind baza pentru analiza lucrărilor prestate, pentru încărcarea actuală, şi pentru estimarea lucrărilor viitoare. Este un instrument managerial necesar în luarea deciziilor pentru susţinerea reformei în administraţia publică şi care oferă imaginea cuprinzătoare a activităţii din instituţie.

  Figura 8. Modulul Activităţi

I) Modulul Informaţii este un modul suplimentar (opţional) din pachetul InfoDoc prin care pot fi puse la dispoziţia publicului larg - printr-un portal web - colecţii de informaţii de interes public cum ar fi: hotărâri ale consiliului local, dispoziţii sau alte informaţii utile.
J) Semnătura Digitală (vezi Figura 9) este un plug-in care oferă garanţie despre autenticitatea datelor primite/transmise în cadrul instituţiei şi care creşte nivelul de securitate a datelor. Modulul ofera posibilitatea de a semna/contrasemna electronic ORICE fişier folosind certificate digitale .p12 generate de eSIGN sau orice altă autoritate de certificare (de ex. ePRIM) şi de a reţine la fiecare semnare notele (comentariile) aferente. Formatul fişierului semnat electronic este conform standardelor internaţionale privind semnătura electronică.

  Figura 9. Semnarea digitală a fişierelor

1.4. Performanţe şi funcţionalităţi specifice 

1.4.1 Domeniul de acoperire a soluţiei propuse
In sistem sunt gestionate centralizat in module distincte toate tipurile de documente din primarie: documente interne, de intrare sau iesire de la toate nivelele:
- Registratura cu înregistrarea unui număr unic in registru, Circulaţia, distribuţia şi urmărirea documentelor, pâna la întocmirea şi gestionarea arhivei;
- Statistici şi Rapoarte uzuale predefinite sau generate la cerere;
- Urbanismul cu gestiunea Cererilor de Avize, Certificatelor de Urbanism, Autorizatiilor de Construire/Desfiinţare, Acord Unic, Aviz Extravilan, Certificat de Notare/Radiere, Certi¬fi¬cat de Nomenclatură Stradală;
- Audienţe, Petiţii, Cereri de acces la informaţii publice - sunt înregistrate şi urmărite în sistem;
- Hotărâri ale Consiliului Local, Dispoziţii ale Primarului, acte de autoritate puse la dispo¬ziţia funcţionarilor din primărie spre informare;
Toate documentele create sau prelucrate în cadrul instituţiei au un traseu bine definit, uşor de urmat şi uşor de auditat. Sistemul asigură baza pentru implementarea cerinţelor standardelor de asigurarea calităţii oferind rapid rapoarte sintetice şi informaţii detaliate despre fiecare document din instituţie: unde a fost trimis, unde a ajuns, cand a fost distribuit/redirectat/avizat, care este starea lui actuală, care sunt adnotările aduse, versiunile anterioare, etc.

1.4.2 Arhitectura scalabilă 
Aplicaţia este dezvoltată ca o structură scalabilă, organizată în mai multe pachete si module funcţionale, configurabile dinamic în funcţie de drepturile de acces ale utilizatorilor, putînd fi uşor extinsă cu noi funcţionalităţi fără a perturba componentele existente şi fără a necesita reorganizarea datelor existente în sistem. Aplicatia se compune din mai multe baze de date stocate centralizat, fiecare asigurand functionalitati de:
Configurare şi control: ”Setari.nsf” este baza de date utilizata pentru definirea meniului si a navigatorului in functie de drepturile utlizatorilor, stocarea de cuvinte cheie, definirea tipurilor de documente si atasarea de sabloane Word uzuale pentru formularele tipizate, definirea fluxurilor de lucru ale documentelor. Tot aici sunt definite dosare si subdosare folosite pentru gruparea documentelor. Sunt definite o serie de functii pentru administrarea generala a bazelor de date, cum ar fi reactualizarea de indecsi, trecerea ba¬ze¬lor la an nou. Aceasta baza de date va fi accesibila pentru modificare doar utilizatorului cu rolul “Admin”.
Gestiunea şi drepturile utilizatorilor: în “Organigrama.nsf” e definită structura institutiei pe nivele ierarhice, se înregistrează utilizatorii on-line şi se atribuie drepturile pentru utilizatorii din reteaua Intranet.
Gestiunea documentelor specifice: “Audiente.nsf” – înregistrează şi raportează audienţele şi petiţiile intrate in sistem; “Urbanism.nsf” – conţine certificate, autorizaţii si avize eliberate de serviciul de urbanism; “Hotărâri.nsf” – conţine hotărârile emise de consiliul local, dispoziţii ale primarului; “Cauze.nsf” – urmăreşte dosarele în care primăria este cita¬tă ca par¬te; “Statistici.nsf” – cumulează documentele pentru raportări statistice;  “Activităţi.nsf” – conţine raportările despre activităţile desfăşurate; “Sarcini.nsf” – pentru gestionarea sarcinilor distribuite şi a raspunsurilor primite despre îndeplinirea sarcinilor; “Tutelă.nsf” – gestionează referatele şi anchetele sociale.
Suport Aplicaţie: “Help.nsf” conţine o bibliotecă cu imagini si mesaje in limba romana cu scopul de a ajuta utilizatorul in folosirea aplicatiei, aceasta baza de date va fi organizata pe mai multe categorii in functie de modulul accesat si functiile care sunt disponibile. Ea este accesibila de pe fiecare formular si raport.
Pentru a fluidiza lucrul cu documente se va urmari concomitent si posibilitatea de arhivare a acestora. Este creat dinamic un set de baze de date pentru fiecare an calendaristic, generând astfel arhiva electronică. La inceputul unui nou an, noile baze de date sunt initializate automat, gata pentru a înregistra documente, iar cele din anul precedent vor putea fi utilizate in continuare:
Gestiunea documentelor: “Registratura.nsf” in aceasta baza de date se va putea realiza: crearea, stocarea şi circulaţia diferitelor tipuri de documente precum şi regăsirea rapidă a lor după diferite criterii. În acelaşi timp, prin intermediul ei se realizează managementul evenimentelor interne primăriei, asigurând pe lângă transferul de documente între departamente şi o administrare şi circulaţie securizată a informaţiilor.
Gestiunea ataşamentelor şi stocarea de fişiere imagine: “Imagini.nsf”  aceasta  baza de date va fi utilizata in scopul depozitarii fisierelor (in diverse formate: word, html, ppt, xls, gif, avi, etc.) atasate la un profil de document inregistrat in aplicatie si pentru pastrarea “imaginii” electronice fidele a documentelor create de aplicatie si emise de institutie.
Gestionarea versiunilor unui document: “Versiuni.nsf” in aceasta baza de date se vor stoca versiunile documentelor generate de modificarile facute de utilizatori. De aici se pot urmari si se pot readuce in lucru versiunile precedente.
Urmărirea fluxului de documente: “Circulatie.nsf” in aceasta baza de date se vor memora toate nivelele parcurse si toate modificarile efectuate asupra unui document pana la arhivare.
Semnătura electronică: Soluţia permite semnarea digitală a tuturor fişierelor şi a metadatelor (profile de documente) folosind mecanisme de semnare digitală standard (chei publice-private/dispozitive smart card, eToken). Certificatele digitale folosite pot fi emise atat de autoritatea naţională eSign cât şi de soluţia ePRIM. Toate fişierele care iasă din instituţie în format electronic vor fi astfel semnate (vezi Figura 11) în format standard internaţional.

Proiectarea fluxului de documente:  Soluţia vine opţional cu un utilitar de firmă (Lotus Workflow Arhitect) care permite proiectarea vizuală a fluxurilor de documente (vezi Figura 12 şi Figura 13); la finalizarea proiectării aceste fluxuri vor fi transferate în ePRIM şi se vor asigna diverselor tipuri de documente.

  Figura 12. Lotus Workflow Arhitect 1

    Figura 13. Lotus Workflow Arhitect 2

 Integrare cu aplicaţii desk-top: MSOffice (Word, Excel), StarOffice: Soluţia ePRIM permite ataşarea oricăror tipuri de fişiere la un profil de document. De asemenea ea deschide în regim de vizualizare/editare orice tip de fişier dacă există pe calculatorul clientului o aplicaţie asociată de lucru cu acele fişiere (de ex fişierele .Doc vor fi automat deschise cu MS Word sau cu StarOffice). În plus este dezvoltat un plug-in care permite salvarea direct din Word/Excel. 

  Fig.14 Salvare directa din MSWord

Integrare cu scanner: Soluţia ePRIM vine cu un utilitar propriu de scanare care permite achiziţia de imagini de la orice dispozitiv TWAIN compliant (scanner, cameră digitală, etc). Imaginile documentelor alb-negru scanate cu acest utilitar sunt optimizate pentru memorare şi pot fi salvate AUTOMAT în ePRIM (vezi Figura 15).

   Fig.15 Integrarea cu utilitar de scanare

Pentru lucrul colaborativ sunt disponibile funcţiuni de avertizare pe baza unui calendar comun cum ar fi: avertizare pentru documente aflate în lucru, avertizarea pentru sarcinile primite sau avertizarea pentru documente expirate sau care urmează să expire.

    

Relaţiile dintre bazele de date din sistem sunt ilustrate in Figura 16 dupa cum urmează:

  Fig. 16 Relaţiile dintre bazele de date din sistem

1.4.3 Integrabilitate  
În cadrul aplicaţiei sunt dezvoltate o serie de proceduri pentru importarea diverselor informaţii, liste şi tabele din alte aplicaţii ale instituţiei. În scopul unei mai bune gestionări a datelor, informaţiile importate vor fi structurate după ani.

1.4.4 Rapiditate - Localizare şi căutare
Aplicaţia asigură facilitati de căutare si localizare rapidă a înregistrărilor. Serverul actualizează dinamic indexul bazelor de date pentru fiecare înregistrare. În cadrul aplicaţiei există posibilităţi de regăsire a documentelor prin definirea unor motoare de căutare după chei prestabilite sau alese de utilizatori (cu ajutorul operatorilor logici “OR”, ”AND”) (vezi Figura 17 ), inclusiv full text search. În aplicaţie sunt disponibile în fiecare raport şi funcţiuni de căutare a înregistrărilor (vezi Figura 18).
De exemplu:

   Fig. 17 Căutarea informaţiilor în sistem

  Fig. 18 Facilităţi de căutare/localizare documente pe fiecare raport 

1.4.5 Arhivare
Încă de la înregistrarea fiecarui document, acesta va fi alocat unui dosar din nomenclatorul instituţiei. Deci, la momentul arhivării documentului, dosarul şi termenul prestabilit pentru păstrarea în arhivă vor fi cunoscute.
Arhivarea descrie fidel procesul de predare/primire dosare de arhivat si constă din generarea şi înregistrarea proceselor verbale de arhivare în baze de date anuale cuprinzând istoricul arhivărilor, lista de documente arhivate, localizarea lor in arhiva fizică.
Ciclul de viaţă al unui document se încheie în momentul în care el ajunge în starea ‘rezolvat’ şi poate fi arhivat. Odată documentul arhivat, modificarea lui este blocată, utilizatorii autorizaţi vor putea doar vizualiza documentul.

1.4.6 Securitate
Din punct de vedere al securităţii accesului la informaţii, platforma Lotus ofera o structură pe mai multe nivele independente de securitate dintre care enumerăm: autentificarea (controlul accesului la nivel de server pe bază de username şi parolă), lista de acces (controlul la nivel de baze de date), roluri definite în funcţie de tipul de utilizator (controlul la nivel de element de design), câmpuri de reader şi autor (control la nivel de document pentru controlul accesului de citire/modificare).
Utilizatorii se vor autentifica cu aplicaţia pe baza unui nume şi a unei parole şi – în funcţie de rolurile asignate – ei pot iniţia diferite acţiuni în sistem. Toate acţiunile iniţiate de utilizatori sunt înregistrate şi pot fi urmărite după: numele utilizatorului, data creării/modificării, IP-ul staţiei de lucru, momentul efectuării operaţiei.
Fiecare utilizator înregistrat  va fi asignat unuia – sau mai multor – grupuri definite la nivelul server-ului de aplicaţii, in funcţie  de  sarcinile pe care le are de îndeplinit în instituţie.

Exemple de ROLURI predefinite în aplicaţie, securitate:
Admin – persoanele cu acest rol vor administra aplicaţia, au drepturi de ştergere, creare şi editare, pot înregistra noi utilizatori, pot configura meniul şi navigatorul aplicaţiei, pot crea cuvinte cheie, pot defini tipuri de documente.
Audienţe – utilizatorii cu acest rol vor gestiona petiţiile şi audienţele.
Scan – utilizatorii cu acest  rol pot scana documente de pe suport hârtie şi le pot ataşa în aplicaţie.
Cic – utilizatorii cu acest rol vor înregistra documentele primite direct de la cetăţeni
Registratura – utilizatorii cu acest rol vor înregistra documentele primite prin poştă la adresa instituţiei.
La nivelul server-ului se vor putea urmări toate tranzacţiile efectuate asupra bazelor de date, prin consultarea bazei de date “Log” securizate.
La nivelul documentului este definită secţiunea “Circulatie” în care se va înregistra în detaliu circulaţia documentului până la arhivarea lui.
La nivelul fiecarui document, în secţiunea “Acces” sunt specificate nominal persoanele care pot să modifice documentul (extinderea drepturilor de acces), respeciv sunt specificate nominal persoanele care pot să citească un anumit document confidenţial (reducerea drepturilor de acces).
Tot pentru asigurarea unei bune securităţi este implementată (opţional) semnătura electronică pe documente (folosind dispozitive de tip SmartCard/eToken), cu posibilitatea verificării contrasemnăturilor furnizate prin autoritatea “E-sign” sau orice altă autoritate. Soluţia propusă permite definirea propriei autorităţi de certificare şi generarea certificatelor digitale necesare semnării electronice.


1.4.7 Gestionarea facilă a informaţiilor 
Interfaţa aplicaţiei este configurabilă dinamic în conformitate cu drepturile de acces ale utilizatorilor. Aplicaţia va fi accesată numai pe “web” şi prezintă o interfaţă asemănătoare cu sistemul de fişiere Windows, documentele fiind stocate în dosare şi subdosare, organizate după diferite criterii alese de utilizatori, ca în imaginea următoare (vezi Figura 19):

    Fig. 19 Structura de dosare a aplicaţiei

1.5 Modul de licenţiere a soluţiei
Soluţia propusă are nevoie de următoarele tipuri de licenţe software:
A. pe server va rula IBM DOMINO UTILITY EXPRESS SERVER care asigură dreptul de utilizare a aplicaţiei web şi a serverului pentru un număr de maximum 1000 clienţi autentificaţi de web (pentru detalii suplimentare legate de server se poate consulta site-ul:
http://www.lotus.com/products/product4.nsf/wdocs/dominoexpressfaq);
a. licenţa de server este achiziţionată de beneficiar şi devine proprietate a beneficiarului pe o perioadă nedeterminată (investiţie);
b. modul de licenţiere ales asigură dreptul de a folosi soluţia de Management a Documentelor unui număr de până la 1000 de utilizatori web (CAL) din cadrul instituţiei beneficiare, fără alte costuri suplimentare;
c. totodată, prin această licenţă este asigurat dreptul de a instala un server suplimentar de backup şi a replica în timp real datele cu condiţia ca numai unul din cele două servere să fie activ la un moment dat (dacă serverul principal se defectează, cel de backup poate prelua automat sarcinile lui);
B. Pe staţiile client nu sunt necesare licenţe suplimentare decât Microsoft Internet Explorer v6.028
C. Soluţia de Management de Documente PIRS-ePRIM este licenţiată pe server pentru maximum 999 de utilizatori şi include acces la modulele: Registratură, Circulaţie, Audienţe, Petiţii, Urbanism, Arhivă, Hotărâri şi Dispoziţii, Statistici, Semnatură digitală (DigitalSign), Contacte (Address Book colaborativ).

1.6 Cerinţe hardware minimale
Pentru implementarea soluţiei configuraţiile recomandabile sunt:
• server (preferabil de firmă) Pentium IV cu  1GB RAM, HDD SCSII 2 x 36 GB
• staţii de lucru (clienţi) capabili să ruleze Internet Explorer v6.028 (Pentium III, 128MB RAM)
• reţea internă (Intranet) preferabil de 100 Mbps intre toate statiile de unde se opereaza documente

Actualizat in 03/03/2009, la ora 02:17.

Copyright © 2008 SOBIS Solutions. Design realizat de SOBIS Solutions